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H4-3 Hinweise zur Koordination des Arbeitseinsatzes

Silke Michalk

1. Handlungsbedarf

In Einrichtungen wird häufig gesagt: „Wir brauchen verlässliche und gute Dienstpläne.“ Im Grunde sind alle Einrichtungen in der Lage, gute Dienstpläne zu gestalten. Doch dann werden Arbeitskräfte krank, es kommen andere außergewöhnliche Ereignisse hinzu und schon passt es nicht mehr. Einrichtungen wünschen sich daher, Instrumente an die Hand zu bekommen, die ihnen bei einer knappen Personaldecke helfen (häufig insbesondere im Bereich der Pflegefachkräfte), noch eine gute und bewohnerorientierte Versorgung anbieten zu können.

Die Sicherstellung der Versorgung gelingt nicht durch das Schreiben von Dienstplänen, sondern durch die Optimierung des Arbeitseinsatzes. Alle Arbeitskräfte müssen entsprechend ihrer Stärken und Kompetenzen eingesetzt werden, um einen bestmöglichen Beitrag zum Teamergebnis zu bringen. Auf horizontaler Ebene müssen die Kompetenzen der zahlreichen, die Pflege begleitenden Berufe wie Hauswirtschaft, Service-, Heil- und Hilfsberufe, Sozialberufe und therapeutische Berufe aufeinander abgestimmt und in ihrem jeweiligen Kernprofil voneinander abgegrenzt werden, um eine gute Versorgung der Bewohnerinnen und Bewohner sowie eine möglichst belastungsfreie Arbeitssituation der Beschäftigten zu ermöglichen. Durch fach- oder funktionsfremde Tätigkeiten werden Ressourcen aus den jeweiligen Kernprofilen gebunden. Das ist auf der individuellen Ebene unbefriedigend und frustrierend und auf der organisationalen Ebene in höchstem Maße ineffizient. Durch eine optimierte Einsatzplanung können Arbeitsspitzen reduziert werden.

2. Ziel

Ziel muss es sein, die Aufgaben entsprechend den Kompetenzprofilen klar zuzuordnen und für alle Beschäftigten transparent zu machen. Dies kann durch gelebte Stellenbeschreibungen erfolgen, die bei Bedarf angepasst werden.

Die Aufgaben- und Zeitplanung gibt den Personaleinsatz vor. Durch eine zeitliche Verschiebung von Aufgaben kann bei gleichem Personalbestand eine Verringerung der Arbeitsspitzen erreicht werden.

3. Beschreibung möglicher Vorgehensweisen

Eine optimierte Aufgabenzuordnung kann erst dann erfolgen, wenn die Aufgaben jeder Berufsgruppe und damit auch aller Beschäftigten klar definiert sind.

Vor der Planung sind daher folgende Fragen zu beantworten:

  • Wie viele Mitarbeitende mit welchen Qualifikationen stehen zur Verfügung?
  • Welche Qualifikationen sollen die Mitarbeitenden für welche Tätigkeiten aufweisen?
  • Wie sollen die Mitarbeitenden nach Anzahl und Qualifikation eingesetzt werden?
  • Was ist für die Mitarbeitenden wichtig?
  • Wo liegen die Arbeitsspitzen und wie können sie organisiert werden?
  • Wie ist die aktuelle Zusammensetzung der Bewohnerschaft nach Pflegegraden?
  • Wie werden wir den Bewohnern und Bewohnerinnen gerecht?

Während Stellenbeschreibungen in den meisten Bereichen allgemein gehalten sind, um allen Anforderungen gerecht zu werden, erscheint es sinnvoll, diese im Pflegebereich so konkret wie möglich zu gestalten.

Für einen geregelten Arbeitsablauf ist es wichtig, dass im Team Einigkeit darüber besteht, wer für welche Aufgaben hauptverantwortlich ist und welche Aufgaben nur im Notfall von anderen mit übernommen werden (wobei auch hier immer der pflegerechtliche Rahmen berücksichtigt werden muss).

Hilfreich ist es, im Team eine Aufstellung aller anfallenden Tätigkeiten aufzulisten, um dann festzulegen, wer für eine Aufgabe die Hauptverantwortung hat und wer diese bei Engpässen auch abdecken könnte. Die folgende Abbildung H4.1 zeigt beispielhaft, wer welche Aufgaben durchführen kann bzw. darf (farblich unterlegt) und wer in der Regel diese Aufgabe ausführt (Kreuz).

Der Personaleinsatz wird in dreifacher Hinsicht begrenzt: durch das Wollen (die Motivation der Beschäftigten), das Dürfen (bedingt durch die pflegefachlichen Rahmenbedingungen und die entsprechende Delegation der Pflegefachkraft) und das Können (durch die Qualifikation).

Zur Verdeutlichung der Aufgaben und Zuordnungen befindet sich in den Arbeitshilfen (Arbeitshilfe AH4-3.1) eine beispielhafte Liste mit Tätigkeiten und deren Zuordnungen.

Ebenfalls finden sich in den Arbeitshilfen Stellenbeschreibungen für Betreuungskräfte (Arbeitshilfe AH4-3.2), Hauswirtschaftskräfte (Arbeitshilfe AH4-3.3) sowie die Assistenz der Pflegedienstleitung. (Arbeitshilfe AH4-3.4)

Empfehlungen für eine strukturierte Einsatzplanung:

  1. Regelbesetzung berücksichtigen: Welche Dienste sind in den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben als Regelbesetzung vorgesehen? Der Pflegeschlüssel des Landes Brandenburg nach Pflegegraden bietet hierfür eine Grundlage.
  2. Planung nach der Nettoarbeitszeit: Diese errechnet sich aus der vertraglich vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit abzüglich von Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitstagen. Damit entspricht sie ca. 80 Prozent der vereinbarten wöchentlichen Arbeitszeit.
  3. Stecktafeln oder elektronische Tourenplanung einsetzen: Dies sind Instrumente, die die tägliche Arbeitsorganisation unterstützen. Sie geben Mitarbeitenden Sicherheit und Orientierung und sichern die kontinuierliche Versorgung der Bewohnerschaft. Die internen Aufgabenfelder werden auf einem Plan vermerkt, so dass alle wissen, mit welchen Aufgaben die anderen beschäftigt sind.
    Für jeden Mitarbeitenden ist eine Zeile vorgesehen, die Spalten geben den Zeitblock an. Dadurch kann jeder ablesen, womit sich die einzelnen Mitarbeiter gerade beschäftigen.
  4. Regelmäßig überprüfen und anpassen: Da sich sowohl Anzahl und Zustand der Bewohnerinnen und Bewohner (z.B. Veränderung der Pflegegrade, damit werden andere Formen der Unterstützung erforderlich) als auch die in einem Wohnbereich verfügbaren Beschäftigten (Urlaub, Krankheit, Zu- und Abgänge) ändern können, muss die Einsatzplanung regelmäßig überprüft und angepasst werden.
  5. Arbeitsüberlastungen erkennen:
    • Eine Analyse der Abläufe mit den Beschäftigten und/oder externen Beratenden durchführen.
    • Mit Beschäftigten die Abläufe überdenken und mit geeigneten Maßnahmen (z.B. andere Zeitstruktur) zeitliche Überlastungen beseitigen. 
    • Dabei alle Berufsgruppen im Blick haben und diskutieren, wie diese sich gegenseitig unterstützen können.
  6. Vertretungen regeln:
    • Arbeitsbelastungen und den Wunsch nach Freizeit fair unter den Mitarbeitenden verteilen, um Überlastungssituationen zu vermeiden oder zu reduzieren.
    • Klare Regeln und Absprachen müssen getroffen werden, wer wann für wen einspringt.
    • Präferenzen für Vertretungsregelungen am besten im Vorfeld in einem Wunschbuch eintragen lassen.
    • Patenschaften zwischen den Wohnbereichen einrichten, um die Frequenz beim Einspringen der Beschäftigten zu reduzieren.
    • Wünsche der Beschäftigten erfassen:
    • In besonderen Situationen (zu pflegende Angehörige, ausfallende Kinderbetreuung, usw.) für eine befristete Zeit Wunscharbeitszeiten ermöglichen und Gründe (für diese Sonderbehandlung) an die Belegschaft kommunizieren.
    • Wunschbuch mit einer begrenzten Anzahl von Wünschen zulassen.

Auf die Zusammenarbeit in interprofessionellen Teams wird im Kapitel H5-2 eingegangen.

Literatur

Burkert, Wolfgang (2012): Effiziente Personaleinsatzplanung, Stuttgart
(Kohlhammer)

Ganz, Wolfgang (2014): Strategisches Dienstplanmanagement.
Wirtschaftliche Dienstplanung verlässlich gestalten, Hannover (Vinzentz)

König, Jutta; Manuela Raiß (2015): Dienstplangestaltung – Was Pflegekräfte wissen müssen. Ein Ratgeber für die tägliche Praxis, Hannover (Schlütersche)

Lummer, Christian (2014): 50 Tipps für Führungsverantwortliche bei
Personalmangel, Hannover (Brigitte Kunz Verlag)

Sobothe, Sandor (2014): Personaleinsatzplanung in der vollstationären
Altenpflege, Hamburg (Diplomica Verlag)


Updated on 16. September 2019

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