H4-2 Hilfen zur Einarbeitung

Silke Michalk, Marina Ney

Für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender verfügen Einrichtungen über Konzepte, Checklisten und verschiedene Instrumente, die sie unterstützen und die Orientierung geben. Die Herausforderungen in diesem Feld werden umfangreicher und intensiver, da die Voraussetzungen, die neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mitbringen, nicht allein qualifikationsbedingt verschieden sind. Selbst bei neuen Mitarbeitenden derselben formalen Qualifikation werden individuelle Unterschiede im Können und Wollen zunehmend wahrgenommen; das kann ihre fachlichen Fähigkeiten, ihre Haltung und ihre Vorstellungen von Zusammenarbeit, Mitgestaltung und beruflicher Entwicklung betreffen.

Für die Einarbeitungsprozesse ergeben sich daraus keine neuen Aufgaben, aber andere Gewichtungen. Das Einfädeln in die besondere Unternehmenskultur, in gewachsene Teams mit ihren Werten und Arbeitsweisen, die Art und Dichte der Betreuung während der Einarbeitung oder das Aufzeigen von nächsten Schritten in der beruflichen Entwicklung sind einige Aufgaben, die in Einarbeitungskonzepten enthalten sein sollen.

1. Handlungsbedarf

Für Pflegeeinrichtungen hat ein Einarbeitungskonzept, das nicht nur fachliche, sondern auch soziale Ansprüche einer Einarbeitung ausweist, eine nahezu existenzielle Bedeutung, um neu eingestelltes Personal an den Träger zu binden. Neue Beschäftigte verlassen die Einrichtung mitunter, weil sie sich nicht gut eingearbeitet und sozial eingebunden fühlen.

2. Ziel

Der oder die neue Mitarbeitende wird mit Hilfe des Einarbeitungskonzeptes stufenweise, umfassend und systematisch in das zukünftige Aufgabengebiet entsprechend seiner bzw. ihrer Qualifikation eingearbeitet.

Im Ergebnis

  • identifiziert sich der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin mit seiner bzw. ihrer Arbeit,
  • fühlt sich wohl,
  • bleibt im Unternehmen und entwickelt darin seine bzw. ihre Beschäftigungsperspektive,
  • weiß, was er bzw. sie zu tun hat,
  • weiß, wie er bzw. sie etwas zu tun hat,
  • ist in das neue Arbeitsfeld und das zugehörige Team integriert.

3. Beschreibung möglicher Vorgehensweisen

Die Einarbeitung erfolgt in drei Phasen:

  1. Vorbereitung
  2. Vereinbarung und Einarbeitung
  3. Evaluation

1. Phase: Vorbereitung

Vorbereitungen für die Einarbeitung

(Die einzelnen Aktivitäten, die zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn erfolgen sollten, sind der Arbeitshilfe AH4-2.1 zu entnehmen.)

Erstellen Sie ein individuelles Einarbeitungskonzept für die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter.

In jedem Fall muss eine Pflegefachkraft die Einarbeitung begleiten.

Aus den Nachweisen zur Einarbeitung sollte grundsätzlich hervorgehen, wer die neue Mitarbeiterin bzw. den neuen Mitarbeiter fachlich angeleitet und eingearbeitet hat und wie die Leistungserbringung überprüft wird. Wichtig ist, dass die gesamte Einarbeitungsdauer klar geregelt und festgelegt wird. Intensität und Inhalte bei der Einarbeitung der neuen Beschäftigten orientieren sich dabei immer an der fachlichen Qualifikation und Berufserfahrung.

Der Umfang, das strukturelle Vorgehen, die praktische Einarbeitung und Prüfung neuer Mitarbeitender erfolgt nach einem verbindlichen Einarbeitungskonzept. Die einzeln vollzogenen Schritte der Einarbeitung werden dokumentiert. Im Rahmen von Zwischen- und Feedback-Gesprächen müssen neue Mitarbeitende durch Handzeichnen im Einarbeitungskonzept bestätigen, dass sie über die jeweiligen Sachverhalte informiert wurden.

Setzen Sie einen Mentor/eine Mentorin ein.

An der Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden sind in der Regel mehrere Funktionsstellen der Pflegeeinrichtung beteiligt. Ein Mentor sollte die fachliche und organisatorische Einarbeitung übernehmen.

Der Mentor/die Mentorin ist hierarchisch den neuen Mitarbeitenden gleichgestellt. Dies schafft eine Vertrauensbasis, durch die es den Einzuarbeitenden leichter fällt, Fragen zu stellen, die einer Leitungsperson womöglich nicht gestellt werden würden.

Der Mentor bzw. die Mentorin hat Vorbildfunktion. Praktische Erfahrungen zeigen außerdem, dass sich der Einzuarbeitende an der Arbeitsweise des Mentors orientieren wird. Daher beginnt das Mentoring mit der Auswahl des Mentors bzw. der Mentorin. (Arbeitshilfe AH4-2.2)

2. Phase: Vereinbarung und Einarbeitung

Die Pflegefachkraft ist verantwortlich für die Einarbeitung

Die verantwortliche Pflegefachkraft ist u.a. zuständig für die Auswahl und die Einsatzplanung der Pflegekräfte, orientiert am individuellen Pflegebedarf der Bewohnerinnen und Bewohner. Sie kann sich nur aufgrund einer strukturierten Einarbeitung einen Überblick über die fachlichen Kompetenzen der neuen Arbeitskräfte machen und sie dementsprechend einsetzen.

Die neuen Mitarbeitenden werden daher bezüglich ihrer fachlichen Kenntnisse und Fertigkeiten überprüft und nach den Richtlinien gründlich eingewiesen. Dazu gehört auch, dass sie sich mit dem Pflegeleitbild und Pflegekonzept vertraut machen.

  • Die neue Arbeitskraft, die Wohnbereichsleitung (WBL) und die mit der Anleitung bzw. Einarbeitung beauftragte Pflegefachkraft führen ein Kennenlerngespräch durch, um Informationen auszutauschen und den Dienstbeginn und die Einarbeitung vorzubereiten.
  • Die Wohnbereichsleitung organisiert und koordiniert die Einarbeitung.
  • Der für die Anleitung und Einarbeitung verantwortlichen Pflegefachkraft sind die Kriterien (hausinterne Checkliste und Standards bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitender im Pflegebereich) bekannt.

Planen Sie ausreichend Zeit für die Einarbeitung ein.

Eine ausreichende Einarbeitungszeit ist notwendig, da nur eine sorgfältig durchgeführte praktische Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden eine einheitliche und hochwertige fachliche Qualität ermöglicht.

Zeitempfehlung: Während der 1. Woche sollte die WBL die mit der Einarbeitung beauftragte PFK mit bis zu 10 Stunden direkt für die Einarbeitung einplanen. Darüber hinaus muss jederzeit die Möglichkeit für Fragen und Erklärungen gegeben sein. Teilzeitmitarbeiter sind im gleichen Umfang einzuarbeiten wie Vollzeitkräfte, insbesondere in den ersten beiden Wochen.

Die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter wird in der 1. Woche (5 Tage) als zusätzliche Kraft eingeplant. Der erste Arbeitstag beginnt um ca. 10:00 Uhr und dient der Orientierung.

Der zeitliche Umfang der Einarbeitung ist nicht festgelegt und richtet sich nach den individuellen Kenntnissen und Erfahrungen des jeweiligen Mitarbeitenden und dem Umfang des Arbeitsgebietes.

Die praktische Einarbeitung bezieht sich

  • auf Informationen über den Tagesablauf,
  • die Überprüfung der fachlichen Kenntnisse und Kompetenzen des Einzuarbeitenden in Bezug auf den direkten Tätigkeitsbereich.

Die einarbeitende Fachkraft

  • weist die neue Arbeitskraft in alle relevanten Tätigkeiten des Berufsalltags ein,
  • überzeugt sich, welche Aufgaben von ihr tatsächlich durchgeführt werden können,
  • stellt fest, in welchen Bereichen noch Qualifizierungsbedarf besteht.

3. Phase: Evaluation

Werten Sie einzelne Punkte schon während der Einarbeitung und die Einarbeitungsphase insgesamt aus:

  • Mit regelmäßigen Zwischengesprächen beugen Sie mangelnder Einarbeitung vor. (Die Punkte, die Sie dabei ansprechen sollten, finden Sie im Muster eines Gesprächsprotokolls siehe Arbeitshilfe AH4-2.3)
  • Das Protokoll gibt Aufschluss über den vorangegangenen Anleitungsprozess und den Stand der Einarbeitung. Das Ziel eines Zwischengesprächs besteht darin, den Ist-Stand der Anleitung zu reflektieren und den weiteren Verlauf der Einarbeitung zu planen. Teilnehmende an diesem Gespräch sind die neue Mitarbeiterin bzw. der neue Mitarbeiter, die anleitende Person, die Wohnbereichsleitung (WBL) oder die Pflegedienstleitung (PDL). PDL oder WBL übernehmen die Gesprächsleitung.
  • Führen Sie je ein Zwischengespräch nach einem Monat und nach Ablauf des 3. Monats durch. Die Einarbeitungs- und Vertiefungsphase erstreckt sich bis zum Ablauf der Probezeit. Zum Ende des 5. Monats folgen das Abschlussgespräch und die Entscheidung, ob Sie den Mitarbeitenden nach der Probezeit weiterbeschäftigen wollen.
  • Schenken Sie neuen Mitarbeitenden die für sie erforderliche Aufmerksamkeit, unabhängig davon, ob diese in Teilzeit oder Vollzeit, befristet oder unbefristet in Ihrer Einrichtung tätig sind.
  • Die Voraussetzungen für Neueinsteigende in der Pflege werden zunehmend differenzierter. Die Förderung von neuen niedrigqualifizierten Mitarbeitenden bedarf besonderer Aufmerksamkeit. (Arbeitshilfe AH4-2.4)
  • Mentor/Mentorin und die neue Arbeitskraft führen täglich ein kurzes Reflexionsgespräch über den Tagesverlauf.
  • Vergessen Sie nicht die soziale Seite der Einarbeitung, die von Beginn an über den Aufbau eines Commitments entscheidet. (Arbeitshilfe AH4-2.5)
  • PDL oder WBL suchen wöchentlich ein kurzes informelles Gespräch mit dem neuen Mitarbeiter bzw. der neuen Mitarbeiterin, um ein Stimmungsbild zu erhalten.

    • Legen Sie die Gesprächsreihenfolge schon bei Arbeitsbeginn fest.
    •  Protokollieren Sie die einzelnen Gespräche.

Mit diesen Maßnahmen schaffen Sie eine optimale Mitarbeiterbindung. Sie werden den Satz „Das hat mir keiner erklärt“ viel seltener hören.

Die Einarbeitung kann dann als erfolgreich bezeichnet werden, wenn sich die neuen Arbeitskräfte in ihrem Arbeitsfeld zurechtfinden und sich mit der Einrichtung identifizieren. Außerdem sollten sie ins Team integriert sein und auch die Grenzen ihres Kompetenzbereiches kennen. Werten Sie deswegen gemeinsam mit allen Beteiligten die Einarbeitungsphase aus. Konstruktive Kritik und Vorschläge sind gewünscht und sollen in die Weiterentwicklung des Einarbeitungskonzepts einfließen.

Ein Begutachtungs- und/oder Zielvereinbarungsgespräch kann die Einarbeitungsphase beenden.

Die Besonderheiten bei der Einarbeitung unterschiedlicher Qualifizierungen und Berufe sollten berücksichtigt werden. (Arbeitshilfe AH4-2.6)


Updated on 18. Juli 2019

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